Planificar una reunión reunión de trabajo efectiva requiere método y atención o estará destinada al fracaso. ¿Como podemos asegurarnos de que todas nuestras reuniones sean un éxito?

Aquí encontrarás una guía simple y practica, un patrón que te llevará por todos los pasos desde la preparación hasta el cierre de reuniones eficaces. No hay que dar nada por sentado y analizar minuciosamente cada punto para que no de lugar a desagradecidos problemas.

Los pasos que vamos a analizar son la preparación, la introducción, el desarrollo, el cierre y el seguimiento.

Preparación. La preparación es clave, de allí depende mucho de tu éxito. Tienes que definir un claro propósito para tu reunión ¿es esta informativa, consultiva, creativa o formativa? Establece en primer lugar el objetivo.

Ahora piensa en los asistentes. Antes que invitar a alguien reflexionas detenidamente sobre si es realmente necesario, evita añadir colegas solo para que este enterado, invita solo quien puede realmente aportar. No te guíes por simpatías, no busques aliados y, recuerda, menos es mas. Cuanta menos gente consigas invitar, mejor. Si tienes dudas preguntales si le interesa asistir o ponlos en el campo 'opcionales' de tu invitación.

Establece siempre una agenda y un orden del día, por sencillo que sea, para estar seguro de que todos saben de que van a hablar y cuales son los tiempos. Por ejemplo dedica cinco minutos a la introducción, diez a la presentación del asunto, treinta al debate, diez para las conclusiones y 5 para el cierre. Así todos sabrán que los comentarios después de tu introducción y que al final hay cierre en común para todos.

La agenda debe de ser realista, no la sobrecargues y no estires los tiempos. Ajusta éste al contenido y no al revés. Si ves que la agenda da para mucho, pártela en dos o mas reuniones.

Una vez tengas claros los tiempos planteate que herramientas vas a necesitar. Tanto si prefieres un Power Point como improvisar con una pizarra, asegúrate de que esté a tiempo en preparada, Prepara tu pizarra, chequea si hay proyector, reserva una sala bastante grande para que todos estén cómodos y sin distracciones.

Envía ti invitación por Outlook indicando el lugar, previamente reservado y la agenda.

Es el momento de la reunión: llega unos minutos antes, chequea la sala y comienza puntual aunque no haya llegado todos los invitados. Solo deja cinco minutos de cortesía Esto sera una muestra de respeto hacia los que han llegado puntuales y una señal de que no podemos esperar a los que se han retrasado.

No siempre el retraso es por descuido, hay veces en las que no se puede evitar, pero esto no tiene que perjudicar el resto. Introduce la reunión breve y claramente, indicando el asunto, el objetivo (propósito) y la agenda. Asegúrate de involucrar a todos desde el primer momento.

Ya entras en el vivo de la reunión. Dependiendo del propósito es mejor hablar o escuchar. Si estás informando de algo, necesariamente serás el protagonista y dejarás los comentarios y criticas para el final. Pero si es una reunión con la que pretendes consultar algo deja primero hablar a los demás. Solo al final aporta tu punto de vista como estimulo para continuar la conversación.

Liderar la reunión quiere decir dosificar las intervenciones, hacer que todos hablen, estimular los comentarios. No quiere decir que hables tú.

Si los asistentes comienzan a desviarse del tema principal paralos, modera los tonos, apacigua si aparecen conflictos, busca puntos de unión y fuerza a quien es más conflictivo a una postura más neutral.

Observar la actitud de cada asistente -¿se nota cansancio? ¿impaciencia? ¿nerviosismo? ¿aburrimiento? ¿ interés? ¿respeto mutuo? ¿quien habla y quien no? ¿quien se opone? ¿quien interrumpe?-, te servirá para sopesar las opiniones y para saber quien involucrar en el futuro.

Si la conversación se estanca o el conflicto sube de tono es mejor parar, hacer un descanso e incluso cancelar la reunión y retomar el tema en otro momento.

Para evitar llegar a ese punto recurre a estas herramientas. Pídele a los participantes de tomarse unos minutos en silencio para pensar en que quieren decir respecto al tema y anotarlo en un papel o en un post-it -previamente distribuido (por ti)-. Este ejercicio puede ser individual o en pareja dependiendo de la cantidad de personas. Una vez pasado el tiempo recoge todos los post-it y pegalos en la pizarra, organizalos, ordenalos en un mapa mental, solapa los duplicados pero sin descartar ninguno. También puedes pedir a cada uno que lea sus notas -sin post-it- y tú las apuntas organizándolas y anotando las repeticiones. Otra forma de comenzar el debate es una ronda de preguntas, esto activa la comunicación y rompe el hielo obligando hasta a los mas tímidos a participar. Dependiendo del grupo puede ser mejor una de estas metodologías o una lluvia de ideas mas abierta, depende de tu elección y preferencias.

Cuando el grupo haya expresado todas sus ideas podrás dar tu punto de vista para alimentar reacciones y seguir aportando información. Recuerda, en ningún momento fuerces la toma de decisión, si fuese necesario planifica otra reunión para seguir si el tiempo no ha sido suficiente.

Déjate los últimos cinco minutos para resumir y acordar el siguiente paso. Termina SIEMPRE a la hora establecida.

Es el momento del cierre. Debe de quedar claro para todo el mundo cuales son las conclusiones y cual es el siguiente paso. Resume en voz alta tus apuntes y anota los puntos que se te hayan escapado, anuncia el acta que vas a hacer y que todos deben de compartir. El siguiente paso es escribir un documento formal, debe de ser practico, tipo lista y fácil de leer. Debe de indicar claramente la acción, el responsable y el plazo de ejecución.

Si no se hubiese llegado a un acuerdo sobre fechas o responsables, indícalo. No te preocupes por hacer el 'acta perfecta', sino por hacer un acta real.

Puedes descargar un formato de acta de reunión de trabajo aquí.

La reunión no acaba con el acta, queda hacer un seguimiento de lo que se ha acordado, según las fechas de cada uno recuérdales lo que tienen que hace y para cuando. De esto también dependerá el éxito.

Recuerda que haces todo esto para conseguir tu objetivo, no tengas la sensación de hacerle el trabajo a los demás, Solo te preocupas de que salgan bien las cosas que a ti te importan y si para ello debes de darle un empujoncito a otros compañeros, así sea. Ese esfuerzo hoy te quitará problemas mañana.

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