¿Estas cansado de perder el tiempo con reuniones improductivas? Sean muchas o pocas, estoy seguro de que tienes que atender una cantidad de reuniones en las que te entran ganas de salir corriendo. Tanto si el anfitrión sueles ser tú como si no, te habrás preguntado mil veces que podrías hacer para cambiar esa situación y finalmente hacer que todas tus reuniones sean eficaces. ¡Aquí tienes unas claves para que puedas ponerte manos a la obra y cortar con las perdidas de tiempo!

La mayoría de las reuniones que nos dejan esa mala sensación de haber perdido el tiempo proceden de una mala organización. Las reuniones, para ser eficaces, deben de ser planificadas y organizadas con cuidado y atención. Deberás de ser tu el primero que haga un esfuerzo para que la reunión sea útil para todos y productiva.

Reflexiona sobre los distintos aspectos que trataremos, así irás descubriendo muchas herramientas para crear y gestionar tu reunión eficaz. ¡Pero ojo! tienes que ser honesto contigo mismo y reconocer desde el minuto cero lo que estas haciendo mal. No se trata en ningún momento de (auto)evaluarte, sino de comenzar de la realidad, sin trucos, para poder mejorar de verdad. Si por lo contrario, estas convencido de que lo haces todo perfecto y las reuniones te salen mal a causa de los demás, no son estas las reflexiones que necesitas :).

Ante todo establece muy claramente el PROPÓSITO de la reunión. Estamos acostumbrados a poner toda reunión en el mismo saco, pero hay distintos tipos y cada una necesita una estrategia distinta.

Cuando has tomado una decisión relevante para tu equipo o colaboradores y necesitas informarles de ella, cuando desde dirección se establecen nuevas reglas de convivencia o norma de uso de espacio comunes, te interesa hacer un REUNIÓN INFORMATIVA. El objetivo de la reunión informativa es él de comunicar una decisión ya tomada, oficializar una nueva medida, poner en ejecución una nueva norma. Los asistentes serán conscientes de que la decisión ya está tomada e irán a la cita con curiosidad y animo de escuchar. Si hubiese comentarios o criticas sobre la decisión comunicada podrás pedir que se dejen para el final, escucharlas atentamente, anotarlas y comunicar que se tomarán en cuenta para la siguiente revisión de la medida.

Otras veces te interesará reunirte con tu equipo o con tus colegas de otro departamento para consultar su punto de vista y recaudar información antes de tomar una decisión sobre un dado tema. En este caso es fundamental dejar claro de antemano cual es el tema para que los asistentes se puedan preparar. Una vez expuesto el asunto de la reunión deja hablar los demás sin interrumpir y teniendo cuidado de que todos tengan su posibilidad de opinar. Controla los más expresivos y anima a los más tímidos. Observa, escucha, recauda información, anota. No des tu punto de vista, simplemente estimula la conversación e intenta sumar puntos de vista distintos. Este tipo de reunión se llama REUNIÓN CONSULTIVA. Su objetivo no es él de tomar decisiones sino recaudar información. No apresures a nadie, ni a ti mismo, para llegar a una conclusión y deja claro a los asistentes que la reunión no sirve para ello, sino para debatir, analizar y proponer. Ayúdate con herramientas que fomenten el flujo de ideas: deja un paquete de post-it para que cada uno vaya apuntando sus ideas y luego pegalas en la pizarra, usa colores y para apuntar todo y organizar la información, usa rondas de preguntas para que todos hablen.

El siguiente paso se dará en la REUNIÓN DECISORIA. Tras haber recopilado información sobre el asunto a tratar, podrás consensuar una decisión. La función de mediación -o facilitación- es fundamental. Es muy probable que se generen puntos de vista distintos y contradictorios. Deberás de reunir los puntos de vista, acomunar, sumar, buscar compromisos, negociar para que la decisión final sea lo mas compartida posible. Recuerda: no es TU decisión, es la decisión del grupo. Si al revés estas interesado en decidir solo sin tener en cuenta los demás no necesitar una reunión decisoria, sino tomar la decisión en solitario y convocar una reunión informativa. Encárgate de que los asistentes sepan que están allí para que su punto de vista se tenga en cuenta. Fomenta la participación, la confianza, la implicación.

Estas ultimas dos reuniones -consultiva y decisoria- pueden coincidir o no en una misma sesión, depende de la envergadura del tema a tratar. No apresures y deja que la ideas fluyan sin cortarlas. Si fuese necesario realizar varias reuniones sobre el mismo tema, así sea.

Una variante de la reunión consultiva es la REUNIÓN CREATIVA, con la que pedimos ayuda a los asistentes para buscar una interpretación 'out of the box' a una dada cuestión. No necesariamente se trata de consultar para tomar decisiones, si no podría tratarse de buscar otros puntos de vista para entender una situación compleja. Piensa muy bien a quien invitas: buscas creatividad, armonía, diversidad, positividad, confianza. Piensa en quienes reúnen estas características. La mayor dificultad de liderar una reunión creativa es liberarse del prejuicio y evitar la ironía cuando salgan propuestas (aparentemente) disparatadas. Recuerda que las ideas mas raras son las más valiosas, pues lo obvio lo puedes sacar solo! Además, por fantasiosa e irreal que pueda aparecer algunas aportaciones, siempre serán útiles para inspirar a otras, y a otras, hasta que llegues a la clave que buscas. Como en la reunión consultiva necesitaras pizarras, papeles, post-it para alimentar la creatividad.

Por último existe la REUNIÓN INSTRUCTIVA, el cursillo. Aun siendo la mas fácil de identificar puede generar dudas si los asistentes no se ven beneficiado por la inversión de tiempo. Transmite con claridad el asunto y el porque les beneficia. Deben de querer aprender y prestar atención o tendrán la sensación de estar perdiendo el tiempo. También son importantes los medio como proyectores y pizarras Asegúrate de tener lo que necesites y que no haya contratiempos.

Con esta información podrás planificar mejor tus próximas reuniones y aprovechar mejor las que organicen los demás. Aunque no seas el anfitrión puedes colaborar en la preparación y ayudar los asistentes a identificar el propósito y la actitud mas útil.

Ahora tienes una herramienta más para hacer que tus reuniones sean productivas, habrá mas información en próximos posts para que paso a paso puedas planificar, desarrollar y cerrar en la mejor forma.

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